10个很棒的技巧将使您成为电子邮件管理员

电子邮件

维基百科将电子邮件描述为“一种将作者的数字消息交换给一个或多个收件人的方法“。听起来很简单,但实际上对我们大多数人而言,电子邮件是必不可少的。它可能彻底改变了我们的工作方式,但付出了什么代价?电子邮件是第一个可以轻松管理消息并与多个收件人进行即时通信的工具,尽管这使与同事和客户保持联系的生活变得无限轻松,但它也引起了我们必须管理的巨大数据浪潮每天。特别是当它’被用户滥用或滥用。

所以,继我之后 邮件管理系统 这篇文章展示了每个人每天如何保持收件箱清洁,今天我’我会写一些简单的规则,这些规则可以帮助我确保我的电子邮件对话简短,有效,最重要的是有价值。

这些技巧将帮助您简化沟通,产生更有效的消息并减少您每天必须管理的电子邮件数量。和唐’别忘了,如果您喜欢这些提示,请与您的朋友,家人和同事分享。“团队合作使任务分工,成功成倍“。因此,如果您喜欢阅读的内容,请点击分享按钮并传播爱心。

让’s dive into it …

减少电子邮件超载的10种方法

1) 发送解决方案并要求协议,而不是征求意见。
–说明:很多时候,我们发送电子邮件询问有关各个主题的意见。此消息要求收件人分析问题,然后回复,这有两个主要含义。首先可能是他们没有’•具有良好分析所需的所有必要信息,这可能会延迟响应或更坏的响应,但仍会导致错误的响应。如今,也有许多人使用智能手机检查电子邮件,因此,如果答案长于几个单词,大多数人会延迟回答,直到他们到达PC为止,在此期间他们可能会忘记整个请求。提出一些要求同意(或不同意)的解决方案将极大地提高您获得快速答复的机会,即使收件人正在通过智能手机或平板电脑阅读您的电子邮件。
– EXAMPLES: “我们有2个解决方案。解决方案A具有X,Y,Z的优势,解决方案B给我们Q,W,T的优势。我说我们选择解决方案A.这对您有意义吗?

2) 保持简短并使用要点。
– EXPLANATION: I can’压力不够–没有人喜欢阅读2页电子邮件。使收件人更轻松地扫描电子邮件并轻松提取肉!
– 例:  “We have 2 solutions:

  • 解决方案A具有以下优点:
    • X
    • Y
    • Z
  • 解决方案B为我们带来了:
    • Q
    • W
    • T”

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3) 电子邮件交换时间过长时…拿起电话切入正题!
–说明:有时来回交换电子邮件会增加数小时甚至数天的时间来解决问题。如果您发现事情进展缓慢,请拿起电话并完成!对于需要保留对话副本以供记录的人,您可以在通话结束时发送电子邮件,以消除通过电话讨论的主题。
– 例: “约翰,谢谢您抽出宝贵的时间与我一起讨论今天的问题’的情况。为了将来参考,以下是我们在电话会议中解决的主题的简要概述:

  • 主题A
    • 动作:在此处插入动作
    • 截止日期:插入截止日期
    • 分配给:插入谁来照顾它
  • 主题B
    • 动作:在此处插入动作
    • 截止日期:插入截止日期
    • 分配给:插入谁来照顾它”

4) 使用回复所有人 只要 当所有收件人都需要查看信息时
–说明:没有什么比收到对您没有价值的电子邮件更无聊了。让您的同事,家人和朋友免于电子邮件过多的负担,并且仅向每个收件人直接发送与他们相关的消息。是的,我知道大多数情况下,此操作习惯于‘遮住我的背面‘,但是这很烦人,如果滥用程度严重,最终可能会给您带来不良的声誉。

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5) 适用时使用BCC代替CC
–说明:当多个收件人进行CC交换时, 回复全部 将向每个人发送一份答案。当收件人在密件抄送中时,点击 回复全部 按钮将仅通过电子邮件发送回发件人,从而避免无关的电子邮件流量流向团队的其他成员。
– 例: 让’例如,您将一个行动计划发送给5个人,每个收件人必须在一天结束时报告他的更新。这些更新仅与您相关,与其他团队成员无关,因此这是使用BCC功能而非CC的最佳时机! (顺便说一句‘carbon copy’从过去的打字机和碳薄板)

6) 如果您想要什么,请索取!
–说明:许多电子邮件“hang”没有答案,因为收件人没有意识到他们需要什么。通过在邮件中加入号召性用语(明确说明您的期望),您将帮助收件人处理您的电子邮件。如果不需要采取任何措施,请特别提及以确保人们不期望他们做任何事情。
– EXAMPLE 1: Use “约翰告诉我该报告缺少数据。能否请您重新做一遍,并在今晚6点之前将其重新发送给所有收件人???” 代替  “约翰告诉我该报告缺少数据。”
–示例2:如果不需要采取任何措施,则可以使用 “This is a FYI 电子邮件” 要么 “请注意,这封电子邮件是仅供参考,并且在那里’除了将其归档以备将来参考外,无需采取其他任何措施”

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7) 始终包含足够的信息以使电子邮件可操作– use the 6W’s:谁,什么,为什么,在哪里,何时和如何(如果适用)
说明:简洁明了的电子邮件,说明6W’s不会留下任何解释的地方,并提供有关您期望的准确信息。 BTW–请记住,您可以简明扼要,并且只需不到2行即可提供有关任务的大量信息!
例:  “约翰,请告知弗兰克,我需要你们在我们计划于周三上午9点启动它之前,在下午5点实施新的计费软件。请确保您在截止日期前至少8小时进行测试。”

8) 明确谁可以提供帮助… if help is needed
解释:在委派任务,解释过程或提供更复杂的信息时,请确保您包括提供其他帮助的资源。这有助于避免接收者迅速提出关于确实不必要的问题的问题。特别是如果他们使用 回复全部.
例: “约翰,请告知弗兰克,我需要你们在我们计划于周三上午9点启动它之前,在下午5点实施新的计费软件。 请确保您在截止日期前至少8小时进行测试。 有关实施方面的任何问题,请与计费公司的Mike(1-800-111-11111)联系,与服务器有关的任何问题请与Jonathan(1-800-222-2222)联系。有关其他所有内容,请致电1-800-333-3333

9) 通过不同的电子邮件发送不同的任务。
解释:虽然这看起来像增加电子邮件的数量(由于将不同的主题划分为单独的消息),但实际上有助于管理电子邮件流,因为可以在任务完成时将每条消息存档。由于特定于任务的电子邮件主题,邮件也更容易在收件箱中发现和处理。

当你’强制在一封电子邮件中包含多条信息,请确保您使用要点来帮助收件人更轻松地扫描信息。

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10) 使用内联应答
说明:当您收到一封包含与一个或多个主题相关的多个问题的电子邮件时,请确保使用内联应答全部答复。这将帮助收件人扫描相关问题,并将主题分解为易于解决的主题以采取行动。当多个人参与对话时,这一点尤其重要。检查以下示例:

内联应答示例

将上面的技巧与我在中描述的电子邮件管理实践相结合 克服电子邮件超载,保持收件箱为空并恢复灵魂安全的4步骤方法(主要) 应该会给您带来一些想法。

最后但并非最不重要的一点,请记住要耐心。与其他技能一样,掌握电子邮件通信也需要时间和精力。确保您开始使用上述技巧并对您的特定情况进行个性化设置。与您的家人,朋友和同事分享,并共同努力!您会发现您的通信将变得更加有效,并且效率更高!

I’d喜欢在评论中听到您自己的特殊技巧–您最喜欢哪种方法来降低电子邮件数量并简化书面沟通?

埃米尔(Emil)是《酷堆》的管理编辑。他喜欢帅气的东西,小玩意,喜欢的装备,并在自己的博客上分享了自己的生活方式发现 CoolPile.com。您可以在找到Emil Google+.

埃米尔·伊凡(Emil Ivan) – who has written 的帖子 红雪貂杂志.


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